Dématérialisation des documents d’une fiduciaire : quels avantages et quels outils ?
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Dématérialisation des documents d’une fiduciaire : quels avantages et quels outils ?

Dématérialisation des documents d’une fiduciaire : quels avantages et quels outils ?

On parle de plus en plus de la dématérialisation du métier de la fiduciaire. Cette phase de dématérialisation passe dès lors par la numérisation des documents. Mais quels en sont les avantages ? Vers quels outils se tourner ? La réponse dans cet article.

 

1. La dématérialisation : qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation des documents consiste à transformer un document sous format papier en format numérique ou électronique. Afin qu’un document puisse être dématérialisé, il convient donc de numériser les feuilles papiers.


2. Les avantages de la dématérialisation ?

✔ Faciliter le stockage

Les classeurs ne sont dorénavant plus nécessaires ! En effet, tous les documents papiers que vous gardiez peuvent maintenant être stockés de manière numérique. Cela vous permet ainsi de gagner de la place en terme de stockage. Cependant, certaines personnes sont parfois réticentes à l’idée de ne garder que des versions numériques. Dès lors, cette transition peut se faire par étape.

  • Dans un premier temps, vous pouvez commencer par garder les deux formats d’archives.
  • Ensuite, vous pourrez libérez de l’espace en jetant les papiers les plus anciens dont vous avez une archive numérique et ne garder que les plus récents en format papier.
  • Finalement, vous finirez peut-être par ne stocker vos documents que de manière digitale.

✔ Simplifier la recherche d’information

Votre client vous demande de retrouver une facture datant de 2015 ? Pas de problème. En quelques clics, vous êtes ainsi capable de retrouver le document en question grâce à une recherche par mot clé.

✔ Aider le partage de documents

Votre client a besoin d’une de ses factures ? Vous ne devez plus faire de copie de votre version papier et lui renvoyer le document par la poste. Il vous suffit de lui envoyer par email votre document numérisé. Il aura ainsi accès à l’information dont il a besoin plus rapidement.

✔ Renvoyer une image moderne

La digitalisation est un phénomène dans l’ère du temps. Quand vous décidez d’opter pour une solution de dématérialisation, vous renvoyez ainsi une image d’une fiduciaire moderne et dynamique.

 

3. Vers quels outils se tourner ?

Tout d’abord, il existe des solutions de scanners intelligents qui permettent une numérisation optimale des documents. C’est le cas par exemple de la Démat’Box qui procède à un traitement du document lors de la numérisation.

Ensuite, il existe également des modules dans les logiciels comptables qui permettent la gestion des documents numérisés. Ces outils sont par exemple :

  • BOB-Demat chez Sage BOB
  • Virtual invoice chez Winbooks

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